Onbetaald verlof wordt steeds populairder. De ene werknemer wil ouderschapsverlof, de ander een sabbatical, een derde gaat studeren. Vanaf 1 juli 2020 is het ook mogelijk dat werknemers aanvullend geboorteverlof opnemen. Wat zijn de regels en mogelijkheden rondom pensioenopbouw tijdens onbetaald verlof en waar moet je als werkgever rekening mee houden? Vaak wordt in de praktijk niet stilgestaan bij de gevolgen voor pensioenopbouw en de dekking van het nabestaandenpensioen. De financiële consequenties kunnen ingrijpend zijn.

Wat gebeurt er bij onbetaald verlof?

Bij onbetaald verlof werkt een werknemer een bepaalde tijd minder of niet. In de meeste gevallen geeft de werkgever het nieuwe (lagere) parttime percentage door aan de pensioenuitvoerder of meldt hij de werknemer tijdelijk af voor de pensioenregeling. Hierdoor wordt de pensioenopbouw voor de werknemer direct verlaagd en kunnen risicodekkingen (deels) vervallen. Wanneer een werknemer tijdens het onbetaald verlof onverhoopt overlijdt of arbeidsongeschikt wordt, kan dit vervelende juridische en financiële gevolgen hebben. Werkgever en werknemer kunnen vooraf ook overeenkomen dat de pensioenopbouw en/of de dekking voor de nabestaanden ongewijzigd worden voortgezet. Dat is wettelijk toegestaan (zie artikel 10a lid 1 van het Uitvoeringsbesluit Loonbelasting). Daarnaast is het van belang om de bepaling over dit onderwerp in het pensioenreglement van de pensioenuitvoerder te checken.

Hoe is het in uw pensioenregeling geregeld?

In het pensioenreglement staat wat er gebeurt met pensioenopbouw tijdens onbetaald verlof. In principe loopt bij onbetaald verlof (en ouderschapsverlof) de opbouw van het pensioen en de dekking van het risico bij overlijden van de werknemer voor de pensioendatum gewoon door. Vaak staat er ook vermeld dat de werkgever en werknemer overeenkomen wie de kosten draagt van deze opbouw. De eigen bijdrage van de werknemer kan dan worden aangepast tijdens een verlofperiode. In dit geval is het dus niet juist om een lager parttime percentage door te geven aan de uitvoerder of zelfs een werknemer af te melden! Daarnaast kan er in het pensioenreglement staan dat de pensioenopbouw voor het ouderdomspensioen wordt aangepast naar de daadwerkelijk gewerkte uren. Hierbij blijft het nabestaandenpensioen de eerste 18 maanden intact. Lees dus vooraf de bepaling in het reglement. Iedere pensioenuitvoerder mag namelijk een eigen tekst opnemen.

Bovendien is het advies om eventuele afwijkende afspraken over de hoogte van de eigen bijdrage intern goed vast te leggen. Bijvoorbeeld in een personeelshandboek of bedrijfsreglement. Zo is het voor alle werknemers vooraf duidelijk wat de afspraken zijn.

Hoe moet een mutatie worden doorgegeven?

Veel werkgevers geven zelf mutaties door via het online werkgeversportaal aan de pensioenuitvoerder. Dit is meestal niet mogelijk voor onbetaald verlof. De pensioenuitvoerder wil hiervoor een aparte e-mail ontvangen, met de duur van de verlofperiode. Mutsaerts kan dit eventueel ook voor u regelen!

Conclusie

Het doorgeven van een lager parttime percentage of afmelding aan de pensioenuitvoerder – zonder overleg met werknemer – is af te raden. Wanneer een werknemer tijdens het onbetaald verlof onverhoopt overlijdt of arbeidsongeschikt wordt, kan dit vervelende juridische en financiële gevolgen hebben. Kijk in het pensioenreglement van uw eigen pensioencontract wat er is vastgelegd over de pensioenopbouw tijdens onbetaald verlof. En leg eventueel aanvullende afspraken (over de eigen bijdrage) intern goed vast.